Insights

Job Opportunity: Bilingual Operations & Administration Coordinator

November 23, 2021

We are a Canadian owned and operated business that offers a multi-dimensional approach to all our clients and projects. Launched in the 1980s to provide association management, we have expanded to become a diversified company – offering a wide portfolio of services.

At Base Consulting and Management, our multilingual team brings a wealth of experience in association management, strategic planning, foundation and charitable oversight, convention and meeting execution, live and virtual events, and more.

The opportunity:

We are currently seeking a focused, detail-oriented bilingual (French-English) individual with strong administrative, communication and social media skills to join our team of Association and Event Professionals.  This is a hands-on role responsible for supporting our team as they deliver a variety of services to our clients. They will apply their knowledge through a variety of supports such as scheduling meetings, managing calendars & timelines, updating our website (maybe add “client websites”) and producing social media content. The Operations & Administration Coordinator will interact with and learn from other senior team members, leadership and industry colleagues. We believe in constantly monitoring and adding to the latest industry insights and are deeply committed to ongoing education for all team members.

Responsibilities include but are not limited to the following functions in both English and French:

Fulfill general administrative functions:

  • Social media & website updates
  • Monitoring various email accounts and passing along relevant messaging to colleagues
  • Coordinating various calendars & schedules for clients and team members
  • Managing various virtual filing systems
  • Drafting and circulating documents including Meeting agendas, minutes and support materials; supporting client committees and staff
  • Creating and editing marketing pieces, bulletins, newsletters, PowerPoint presentations
  • Coordinating and running virtual meetings (Zoom, Webex, Teams, etc.)
  • Liaising and coordinating with A/V professionals for more complex virtual meetings
  • Providing admin support to meeting planners for in-person events
  • Circulating e-mail blasts, communications, etc.
  • Follow up and liaison for speakers and participants
  • Setting up online registration, managing registration enquiries, providing registration reports, etc.
  • Managing and monitoring online databases

Competitive candidates will possess the following skills:

  • Problem-solver, oriented towards results and focused on service
  • Work in a collaborative environment, and proactively sharing information and resources within the team
  • Exceptional interpersonal skills
  • Comfortable working in ambiguous environments (where the outcome or result of a project is not predefined, and materializes gradually as work is conducted)
  • Creative, innovative, and critical thinker
  • Ability to work professionally in both French & English

Work conditions

Base Consulting is currently operating a hybrid working environment with staff having access to the office in North York as well as the ability to work remotely as agreed with management.

  • Full-time position (37.5 hours per week) contract position
  • Opportunity to become full-time employee after 6 months
  • Group health insurance (medical and dental, after 6 months)
  • Employee Continuing Education (after 6 months) (adjusted annually)
  • A great team of smart and dedicated people!

Salary considerations – Salary scale for this position is: $40, 000 – $45, 000

Qualifications:

  • Minimum 2 years administrative experience
  • Familiarity with the not-for-profit sector
  • Advanced knowledge of social media platforms such as LinkedIn, Twitter, Instagram, Facebook
  • Proficiency with Word, Excel, Database Management Systems and Outlook / Internet
  • Ability to manage multiple client accounts
  • Post-secondary education
  • Excellent spoken and written English and French
  • Unflappable multi-tasker
  • References required

 

Responses to:  ERoberts@baseconsulting.ca

Replies will be sent only to candidates who qualify for an interview.

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Coordonnateur(trice) bilingue des opérations et de l’administration – Base Consulting and Management Inc.

Nous sommes une entreprise canadienne qui offre une approche multidimensionnelle à tous nos clients et projets. Lancée dans les années 1980 pour assurer la gestion d’associations, Base Consulting and Management est devenue une entreprise diversifiée, offrant un large éventail de services.

Chez Base Consulting and Management, notre équipe multilingue apporte une riche expérience dans la gestion d’associations, la planification stratégique, la supervision de fondations et d’organismes de bienfaisance, l’organisation de congrès et de réunions, les événements en direct et virtuels, etc.

L’opportunité :

Nous sommes actuellement à la recherche d’une personne bilingue (français-anglais) concentrée, soucieuse du détail et possédant de solides compétences en administration, communication et médias sociaux pour se joindre à notre équipe de professionnels en gestion d’associations et d’événements.  Il s’agit d’un rôle pratique qui consiste à soutenir notre équipe dans la prestation d’une variété de services à nos clients. Elle mettra ses connaissances en pratique par le biais d’une variété de soutiens tels que la planification de réunions, la gestion de calendriers et d’échéanciers, la mise à jour de notre site Web (et aux sites Web de nos clients) et la production de contenu pour les médias sociaux. Le/la coordinateur/trice des opérations et de l’administration interagira avec les autres membres de l’équipe senior, les dirigeants et les collègues du secteur, et apprendra d’eux. Nous croyons qu’il est important de suivre et d’enrichir constamment les dernières connaissances du secteur et nous sommes profondément attachés à la formation continue de tous les membres de l’équipe.

Les responsabilités comprennent, sans s’y limiter, les fonctions suivantes en anglais et en français :

Remplir des fonctions administratives générales :

  • Mises à jour des médias sociaux et du site Web
  • Surveillance de divers comptes de courriel et transmission de messages pertinents aux collègues.
  • Coordination de divers calendriers et horaires pour les clients et les membres de l’équipe.
  • Gestion de divers systèmes de classement virtuels
  • Rédaction et diffusion de documents, notamment les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions, ainsi que des documents d’appui ; soutenir les comités et le personnel des clients.
  • Création et édition de documents de marketing, de bulletins, de lettres d’information et de présentations PowerPoint.
  • Coordonnation et organisation de réunions virtuelles (Zoom, Webex, Teams, etc.).
  • Liaison et coordination avec les professionnels de l’audiovisuel pour les réunions virtuelles plus complexes.
  • Soutien administratif aux organisateurs de réunions pour les événements en personne.
  • Diffusion de courriels, de communications, etc.
  • Suivi et liaison avec les orateurs et les participants
  • Mise en place de l’inscription en ligne, gestion des demandes d’inscription, elaboration de rapports d’inscription, etc.
  • Gestion et suivi des bases de données en ligne

Les candidats/es compétitifs/ves posséderont les compétences suivantes :

  • Habileté à résoudre des problèmes, orienté vers les résultats et axé sur le service
  • Travailler dans un environnement collaboratif et partager de manière proactive les informations et les ressources au sein de l’équipe.
  • Compétences interpersonnelles exceptionnelles
  • Être à l’aise pour travailler dans des environnements ambigus (où l’issue ou le résultat d’un projet n’est pas prédéfini, et se matérialise progressivement au fur et à mesure que le travail est effectué).
  • Créativité, innovation et esprit critique
  • Capacité à travailler professionnellement en français et en anglais.

Conditions de travail

Base Consulting exploite actuellement un environnement de travail hybride, le personnel ayant accès au bureau de North York ainsi que la possibilité de travailler à distance en accord avec la direction.

  • Poste contractuel à temps plein (37,5 heures par semaine)
  • Possibilité de devenir un employé à temps plein après 6 mois
  • Assurance maladie collective (médicale et dentaire, après 6 mois)
  • Formation continue des employés (après 6 mois) (ajustée annuellement)
  • Une équipe formidable composée de personnes intelligentes et dévouées !

Considérations salariales – L’échelle salariale pour ce poste est de 40 000 $ à 45 000 $.

Qualifications :

  • Minimum 2 ans d’expérience administrative
  • Familiarité avec le secteur à but non lucratif
  • Connaissance avancée des plateformes de médias sociaux telles que LinkedIn, Twitter, Instagram, Facebook
  • Maîtrise de Word, Excel, des systèmes de gestion de bases de données et d’Outlook / Internet.
  • Capacité à gérer plusieurs clients
  • Études post-secondaires
  • Excellente connaissance de l’anglais et du français parlés et écrits
  • Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois
  • Références requises

Réponses à :  ERoberts@baseconsulting.ca contenant des éléments écrits en anglais et en français.

Les réponses ne seront envoyées qu’aux candidats/es qualifies/ées pour un entretien.

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